Så här får ni koll
Så lyckas ni med verktygshantering
Vet ni vilka verktyg företaget har, var de finns och vem som ansvarar för dem? Med en enkel rutin för märkning, registrering och inventering blir det lättare att hålla ordning på företagets verktyg och utrustning.
Ni behöver inte börja med ett komplicerat inventeringssystem. Med TrackBacks märkning, en Excelmall och regelbundna kontroller kan ni skapa en struktur som är enkel att använda och underhålla.
1. Märk verktygen så att de går att identifiera
Börja med att märka företagets verktyg och utrustning. TrackBacks inventarieetiketter har unika ID-nummer och QR-koder som hjälper er att identifiera varje märkt föremål och koppla det till rätt post i inventarieregistret.
För verktyg där ni vill ha en mer permanent märkning kan ni komplettera med brännstämpel för stöldmärkning, förutsatt att materialet lämpar sig för metoden. En permanent märkning kan göra utrustningen lättare att identifiera även om en etikett skadas eller tas bort.
2. Registrera verktygen i en inventarielista
När verktygen är märkta registrerar ni dem i inventarieregistret. Med TrackBacks Excelmall får ni en gemensam plats för informationen.
Registrera exempelvis:
- Verktygets ID-nummer, namn och modell
- Serienummer, om det finns
- Placering, arbetsplats eller förvaringsplats
- Ansvarig person eller avdelning
- Status, exempelvis i bruk, utlånat eller på service
Börja med de uppgifter ni behöver i vardagen. Det viktigaste är att registret är enkelt att förstå och faktiskt blir använt.
3. Inventera och kontrollera att uppgifterna stämmer
En inventarielista är bara användbar om den stämmer med verkligheten. Gå därför regelbundet igenom verktygen och kontrollera att de finns där registret anger och att uppgifterna fortfarande är aktuella.
Använd märkningen för att identifiera verktygen och stäm av dem mot inventarielistan. Notera utrustning som saknas, har flyttats eller behöver följas upp.
4. Uppdatera registret när något förändras
Verktyg flyttas, lånas ut, byter ansvarig eller skickas på service. Om förändringarna inte registreras blir inventarielistan snabbt inaktuell.
Gör det därför till en rutin att uppdatera registret när något förändras. Bestäm vem som ansvarar för uppdateringarna och se till att alla vet hur de ska rapportera förändringar
5. Håll rutinen levande med TrackBack Inventeringskoll
Det är lätt att komma igång med verktygshantering – utmaningen är att fortsätta. Därför hjälper TrackBack Inventeringskoll, med kvartalsvisa påminnelser om att kontrollera utrustningen och uppdatera inventarieregistret.
Avsätt en kort stund varje kvartal för att gå igenom vad som har förändrats. Små, regelbundna kontroller gör det enklare att hålla ordning över tid.
Kom igång med verktygshantering
Med TrackBack får ni märkning med unika ID-nummer och QR-koder, en Excelmall för inventarieregistret och en rutin för att hålla informationen aktuell. Ni kan även komplettera med brännstämpel för permanent märkning där det passar.
Börja med att märka och registrera verktygen – och skapa sedan en enkel rutin för att hålla registret uppdaterat.
