Så får ni koll

Så får ni koll på företagets IT-utrustning

Vet ni vilka datorer och andra IT-enheter företaget äger, var de finns och vem som använder dem?

När datorer flyttas mellan kontor, tas med hem eller byter användare är det lätt att tappa överblicken. En uppdaterad IT-inventering gör det enklare att hitta rätt utrustning, se vad företaget redan har och planera framtida inköp.

Ni behöver inte börja med ett avancerat IT-system. Med tydlig märkning, en gemensam inventarielista och regelbundna kontroller kan ni skapa en rutin som fungerar i vardagen.

1. Samla all IT-utrustning i en inventarielista

Börja med att lista företagets datorer, skärmar, surfplattor, telefoner och annan utrustning som ni vill hålla reda på.

Registrera exempelvis:

• Typ av utrustning och modell
• Serienummer och unikt inventarie-ID
• Placering eller kontor
• Ansvarig användare eller avdelning
• Status, exempelvis i bruk, i förråd eller ur bruk

Med en gemensam lista blir det lättare att få en samlad bild av företagets IT-utrustning.

2. Märk varje enhet så att den går att identifiera

En inventarielista är mest användbar när ni enkelt kan koppla rätt uppgift till rätt fysisk enhet.

Med Idamex inventarieetiketter får utrustningen ett unikt ID-nummer och en QR-kod. Det gör det lättare att identifiera enheten och hitta motsvarande post i inventarieregistret.

QR-koden kan länka till en webbadress som ni själva väljer. Den spårar däremot inte automatiskt var utrustningen befinner sig.

3. Håll koll på placering och ansvar

Håll koll på placering och ansvar. Registrera var utrustningen finns och vem som ansvarar för den. Uppdatera uppgifterna när en dator flyttas, byter användare, lämnas tillbaka eller tas ur bruk.

Bestäm gärna vem som ansvarar för att registret uppdateras. Då minskar risken för att informationen blir inaktuell när utrustningen förändras eller flyttas mellan medarbetare och arbetsplatser.

4. Inventera regelbundet med TrackBack Inventeringskoll

En inventarielista är bara användbar om uppgifterna stämmer med verkligheten. Kontrollera därför regelbundet att utrustningen finns där registret anger och att placering, ansvarig användare och status är uppdaterade.

Med TrackBack Inventeringskoll får ni kvartalsvisa påminnelser om att gå igenom företagets utrustning och uppdatera inventarieregistret.

Vid varje kontroll kan ni exempelvis stämma av att:

• registrerad utrustning fortfarande finns kvar
• placering och ansvarig användare stämmer
• nyinköpta enheter har lagts till
• flyttad, återlämnad eller utrangerad utrustning har registrerats korrekt

5. Gör IT-inventeringen till en enkel rutin

Det viktigaste är inte att skapa en perfekt lista en gång, utan att hålla den aktuell över tid. Bestäm hur nya enheter ska registreras, vem som uppdaterar uppgifterna och när ni ska kontrollera att registret stämmer.

Med tydlig märkning och regelbundna kontroller blir det enklare att hålla ordning på företagets datorer och annan IT-utrustning.

Kom igång med IT-inventering

Med TrackBack får ni inventarieetiketter med unika ID-nummer och QR-koder, en praktisk Excelmall och kvartalsvisa påminnelser med Inventeringskoll. Tillsammans hjälper de er att identifiera utrustningen, hålla registret uppdaterat och få bättre överblick över företagets IT-tillgångar.

Se TrackBacks lösningar för IT-inventering och hitta ett upplägg som passar er verksamhet.